修羅の国のミニマリスト

かおる先生のゆるふわ診察室

書類は4つに分類するとうまくいく

Paperwork file / IN 30 MINUTES Guides

仕事上の書類の整理、苦手なのですが何とか形になってきました。

書類を管理する上で大事なのは超☆当たり前なことばかりですが、

  • 紛失しない
  • 提出期限までに提出する
  • なるべくやる気が出るようにする

ことだと思います。んで、そのために大事なのは「手元の書類の量を減らす」「自分ルールを設定する」ことかと。仕事場での話ですが、多分家にある書類についても同じように運用できそうなので紹介しますね。

 書類は4種類に分ける


Four / jlz

仕事上の書類を今の所4種類に分けてます。例外を作ってしまうと、ずるずるとなってしまいそうなのであくまで↓の4つでまかないます(笑)

  1. 今からやる書類
  2. 捨てる書類
  3. スキャンして捨てる書類
  4. 保存する書類
1.今からやる書類

締め切りがあって、片付けなくてはいけない書類は1つにまとめます。なるべく目立つ色のファイルにするとGOOD。机の上か手前の一番広い引き出しの中が定位置です。まだ終わっていない仕事、引き受けた書類の類いは必ずこのファイルにいれるようにします。場所を一箇所に限定することで探し物の手間は省けます。また、受け取った書類に〆切やその他調べなくては行けない情報等をポストイットで貼付けておくと更に捗ります。大事なのは進行中の仕事のファイルは必ずひとつ!に限定することです。「やらなきゃいけない書類はここにある分だけ!」と思えるとずいぶん気持ち的に楽になります。

2.捨てる書類

その場で捨てることが出来る書類は即捨てでOKなのですが、個人情報の問題もあります。シュレッダーに掛ける必要のある書類はまとめておいて、1日1回処分するようにします。

3.スキャンして捨てる書類

原本を持っている必要のない書類はスキャンしてから捨てます。ペーパーレス万歳!時間のあるときにまとめてスキャンできるように集めておきます。

4.保存しておく書類

こんまりさんのように『書類は基本全捨て!』とできたら爽快でしょうが、そうもいかないです。原本を保存しておく必要がある書類は大体重要書類なので、その手の書類はひとまとめにしておきましょう。資格関連、就業規則、給与明細などなど……ただ「とりあえず大事そうだから保存しておく」はカオスの源になるので、1ヶ月に1度など定期的に保管所類については見直した方が良いです。

書類関係の整理フロー

4つのファイルの中では最初の『1.今からやる書類』が一番大事です。いかに気持ちよくこのファイルをからっぽにできるかが鍵になってきます。あちこち迷子になりがちな書類ですが、無理矢理にでも4つのファイルのどれか(たいていは未処理のファイル)におさめるようにすると上手く行きます。未処理のファイルが膨大な量にならないようにしていく必要はありますが、ひとつの場所にまとめる+その場所を点検する、ことで『うっかり忘れていた!!』を防ぐことが出来ると良いな〜ともくろんでます。大事なのは自分ルールの設定と、点検ですね。仕事以外の家での書類の管理も意外にかさ張ってる&乱雑になっているので試してみたいと思います〜〜

今日もここまで読んでいただきありがとうございます♡

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