修羅の国のミニマリスト

かおる先生のゆるふわ診察室

メールボックスの断捨離:受信トレイをからっぽに

前から気付いてはいたんです。気付いていながら、見ないことにしていました。さしあたって困ったことになっている訳ではない、けれどごちゃごちゃしたそれを開くたびにもやっとした気持ちになる。手を付けなければ……と思いつつ先延ばしにしている。

何のことでしょう?はい、メールボックスのことです。
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連絡先の断捨離、、、その前に。

 おはぎさんやお春さん、くすりやさんの連絡先の断捨離に関する記事を読んで、私もやってみようー♡と思ったのですが、連絡先以前にメールボックスの中がカオスでしたorz

格安スマホに乗り換え準備〜連絡先の断捨離〜 - お春日和

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▶連絡先の断捨離!基準は無事を確認したいかどうか。 - 疲れていたら かわいくないぞ

なぜメールボックスの中がカオスになるのか?

家族や友人との連絡は、LINEかショートメール(たまにFacebookのMassenger)を使っていますが、仕事関係だとメールを使うことも多いです。かおる先生はGmailを使っていますが、どうしてもあふれてしまう受信トレイ。未読メール、返事をしなくてはいけないメール、添付資料がある重要なメール、単なるダイレクトメールがいっしょくたになっていることでカオスになっていました。これではいけません。もっとすっきりしたい、目に入るノイズを減らしたい!ということで、一念発起してお片づけしてみました。

手順

1.お知らせメール、読み返す必要のないメールは削除
 まず最初に、明らかに不要なメールを即削除しました。これだけでもスッキリ。
 むしろなぜ今まで削除してなかったのか謎です…
2.ショップからのメルマガを解除
 楽天で注文したときに、うっかりメルマガ解除の印をチェックし忘れて以降届くようになっていたメルマガの類を一括で解除。まとめて解除できるページから解除したら早かったです。他にも、いま現在熱心に読んでいる訳ではメルマガは解除しました。すっきりレベル2
3.スパム、ダイレクトメールは『迷惑メール報告』
なぜか届くDM……その都度律儀に消していましたが、根元から絶たねば!と迷惑メール報告。
すっきりレベル3

この手順でいらないメールを削除しまくると、受信箱に残ったのは以下のメールでした
 ①返信をしなくてはいけないメール
 ②連絡待ち中のメール
 ③参照する資料が載っている重要なメール(資料、アカウント、パスワードetc)

大分すっきりしましたが、重要なメールとそうでないメールがいっしょくたになっているのがいまひとつ…もっとシンプルにできそうです。

4.大事なメールは別フォルダで保存

③の重要なメール(後から見返したくなるかもしれないメール)は、『Storage(保管)』というフォルダを作ってそこに移動させました。色んなサービスに登録するときにGmailを使っていることが多いので、後から『パスワードなんだったっけ!?』とならないように保存しておきます。その他にも、スケジュールはスケジュールアプリに転記してアーカイブ、『これは忘れちゃヤバい!』というタスク(○日に××を持っていく、振込をする等)はリマインダーに設定してからアーカイブ。何となく大事そうなメールを受信トレイに残していたときよりも、やるべきことが明確になったので安心できました。

受信トレイをからっぽに

最終的に受信トレイに残ったのは①自分が返信しなくてはいけないメール ②連絡待ちのメールだけになりました。①は返信したらアーカイブ、②は連絡がきたら、アーカイブ(もし更に返信がいるのなら返信してアーカイブ)Gmailは検索機能が優れているので、必要な情報は後から検索すればOKです。この方法にすると、”やりかけのメール”だけが残るので、『早く返信してすっきりさせたい!』と仕事が捗るような気がします(笑)

デジタル情報の断捨離も大事

今回メールボックスの中身を断捨離して感じたのは、これです。持ち物がたくさんあるとそれを管理するのに物理的にも精神的にもストレスを感じるのは自覚していましたが、デジタルな情報(今回はメール)にも同じ位ストレスを感じてるんだな〜〜と。デジタルな情報は質量として目に見える訳ではないけれど、負担は同じです。いつも開く受信トレイなのでこれまで意識してませんでしたが、『なるべく持ちたくない』『ノイズを減らしたい』とストレスフリーを目指すなら、目に見えるモノだけではなくてデジタルなノイズにも気を配らなくちゃいけないんだなーと実感しました。

そう考えたら、Gmailだけでなくて他のwebサービスにも断捨離が必要そうなものがありそうです。dropboxevernote、pocketなどなど!iphoneタブレットのアプリの断捨離もやってみたいですね。

ではでは、月曜日からすっきりした受信トレイを開いて、ご機嫌のかおる先生でしたー

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